De todos los tips para mejorar la productividad, quizás lo que ayudará a que su oficina sea la más productiva de todas es usar aplicaciones y herramientas de productividad. En la actualidad, existen innumerables servicios, aplicaciones y productos diseñados específicamente para ayudarlo a realizar más trabajo, y estos pueden marcar una gran diferencia en su capacidad para concentrarse en sus tareas y colaborar con personas de todo el mundo.
Muchas de estas aplicaciones y herramientas de productividad en particular se volverán casi esenciales cuando empiece a trabajar desde casa, mientras que otras le darán una gran ventaja y le ayudarán a evitar confusiones, errores y distracciones.
Colaboración remota
Para la colaboración remota, las mejores herramientas son: Zoom (www.zoom.us)
Slack (www.slack.com)
Asana (www.asana.com)
Otras herramientas poderosas incluyen Google Drive (https://drive.google.com) y Workplace (https://work.facebook.com).
Zoom es una aplicación de teleconferencia que es útil para realizar reuniones remotas. A veces es necesario ver a alguien cara a cara para tener una conversación adecuada sobre el tipo de trabajo que debe realizar o para obtener un contrato. En estos casos, Zoom es extremadamente fácil de instalar (importante en caso de que la persona con la que está hablando no lo tenga todavía), tiene muchas funciones (como la capacidad de grabar llamadas) y es el estándar de la industria para control de llamadas remotas.
Slack está diseñado para reemplazar los tipos de interacciones casuales que podría haber tenido anteriormente en una oficina. Es un poco como WhatsApp para empresas, lo que significa que es perfecto si tiene una pregunta rápida o quiere difundirla.
Asana es una herramienta de gestión de proyectos que te permite trabajar con un equipo en tareas. Puede asignar trabajos a diferentes miembros del equipo, ver actualizaciones e incluso adjuntar archivos.
Workplace es Facebook para empresas, mientras que Google Drive es ideal para colaborar en documentos y hojas de cálculo.
Flujo de trabajo personal
Hemos hablado mucho del poder de las listas de tareas pendientes, por lo que no debería sorprendernos que una de las herramientas más poderosas para trabajar desde casa sea una aplicación de este tipo. Todoist (www.todoist.com) es una poderosa aplicación de tareas pendientes que presenta interpretación en lenguaje natural. Esto significa que puede escribir o incluso dictar algo como “enviar un correo electrónico al cliente X todos los lunes” y eso creará automáticamente una tarea recurrente todos los lunes con una fecha de vencimiento para ese día.
También puede trabajar con equipos asignando tareas a otras personas. Las tareas se pueden clasificar de forma ordenada y hay muchas integraciones con otras aplicaciones clave como Google Calendar.
Las aplicaciones para tomar notas son igualmente importantes para el flujo de trabajo personal. La más poderosa de ellas es posiblemente una aplicación llamada Notion (www.notion.so). Notion es una aplicación que te permitirá crear páginas de notas como cualquier otra y organizarlas en jerarquías como de costumbre.
Sin embargo, lo que es más impresionante de Notion es que también puede crear enlaces a otras páginas dentro de sus notas, puede crear tablas y puede incrustar videos e imágenes. Esto es casi más como un sistema de administración de contenido competitivo, ¡y solo estamos rascando la superficie de lo que puede hacer!
Notion tiene el poder de convertirse en un segundo cerebro y adaptarse a tu estilo de trabajo. Una vez que se acostumbre a usarlo, encontrará que es extremadamente efectivo.
Finalmente, recomiendo una aplicación llamada Freedom (www.freedom.to). Freedom le permite bloquear sitios web y aplicaciones específicos en su teléfono o computadora, lo que lo ayuda a evitar las distracciones que pueden causar. ¿Cuánto trabajo más podrías hacer si no tuvieras que luchar para no mirar Facebook?
Administración
También es recomendable familiarizarse con las aplicaciones y herramientas de administración, como PayPal para enviar y recibir dinero (www.paypal.com) y DocuSign (www.docusign.com) para firmar documentos.
